Toute PME doit être constamment au courant des compétences et technologies à venir dans le domaine des télécommunications et savoir comment en tirer parti pour réduire ses coûts de télécommunications. Par exemple, l’utilisation de la VOIP et d’un système IP-PBX peut entraîner des économies importantes. En utilisant la VoIP, appeler d’un ordinateur à un autre est absolument gratuit. Et même si l’appel d’un téléphone mobile ou fixe – à partir d’un ordinateur implique une certaine redevance, celle-ci est nettement inférieure aux frais d’appels internationaux auxquels l’entreprise devrait s’attendre s’ils étaient passés sur les réseaux téléphoniques conventionnels.
Les entreprises peuvent également envisager d’utiliser un logiciel spécialisé pour décomposer non seulement les factures de télécommunications, mais également les tarifs et les forfaits, ainsi que pour comparer les offres de divers fournisseurs. Une autre alternative consiste pour les entreprises à sous-traiter à des experts spécialisés dans l’analyse des télécommunications et la gestion des coûts, obtenant ainsi de meilleurs résultats à des prix inférieurs.
L’une des meilleures façons pour une entreprise de s’assurer qu’elle obtient la solution la plus robuste et la plus rentable est de travailler avec un agent principal de télécommunications qui représente une variété d’opérateurs fournissant des services tels que les services commerciaux interurbains et téléphoniques locaux, la haute vitesse l’accès à Internet, les services de données ou encore les services voix et données intégrés. Un agent principal comprend d’abord les besoins en télécommunications d’une entreprise, puis travaille avec les opérateurs qu’il représente pour fournir une multitude de solutions qui répondront à ces besoins ainsi qu’au budget de l’entreprise.
Ceci pris en considération, il devrait sembler évident que la réduction des dépenses en télécommunications doit être une priorité pour la plupart des entreprises. Pourtant, la supervision des coûts de télécommunications n’est pas une tâche facile, que ce soit pour une entreprise Fortune 500 ou une petite entreprise. Avec des centaines ou des milliers de factures pour divers services reçus, il est difficile de parcourir attentivement toutes les dépenses répertoriées. De plus, ce n’est qu’une partie du problème. Pour bien gérer les coûts de télécommunications, une entreprise doit avoir une stratégie d’examens réguliers et complets pour surveiller et modifier, au besoin, divers plans, services et ressources.
Au moment de renouveler un contrat, les entreprises devraient s’assurer que leurs contrats sont compétitifs, plutôt que de renouveler automatiquement leur contrat actuel. Ils peuvent demander à divers transporteurs de fournir des détails sur des plans ou des forfaits spécifiques qui intéressent l’entreprise et leur demander de proposer un prix pour ces services, ou demander à un agent principal de comparer les coûts.
Un autre moyen de réduire les dépenses en télécommunications consiste à optimiser les circuits afin qu’ils puissent être utilisés au maximum de leur efficacité. Cela peut être fait en consolidant plusieurs lignes à bande passante étroite – comme les lignes séparées utilisées pour l’accès Internet, les connexions PC à l’intranet et aux applications internes, le standard, les lecteurs de cartes de crédit – en quelques lignes à bande passante plus élevée. D’un autre côté, certaines entreprises, selon le plan qu’elles ont choisi, peuvent avoir de nombreux circuits plus petits qui ne sont pas pleinement utilisés. Dans un tel cas, la meilleure façon d’optimiser les circuits peut être de migrer certains des circuits à coût élevé et à capacité plus élevée vers ces circuits plus petits.
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